Word办公进阶之五大文件解读

留什么给你

Word是我们日常办公中常用的文字处理软件,掌握Word的进阶高效技巧可以极大的提高工作效率，那今天我们来介绍一下word中常见的5种文件类型，希望能够帮助大家进一步掌握办公技能，轻松应对多种办公需求，教学视频链接。

• Normal.dotm：Word的默认模板
  
• 样式集.dotx：一键切换全文格式
  
• 构建基块Building Blocks.dotx：快速插入常用内容
  
• 界面.exportedUI：自定义设置界面布局
  
• 宏文件.bas：高效、自动化的替代手动操作
  

【 Normal.dotm是word的默认模板，当我们新建一个文档时，文档的默认字体、段落格式、页面设置等，都是依据Normal.dotm文件进行的设置】
我们在桌面或者文件夹中右键点击鼠标-新建文档，或者直接在word中新建文档，这样创建的文档都是基于Mormal.dotm这个模板。
比如说现在我们新建文档，然后发现默认的字体是等线体，字号是五号，如果我们想让每一次新建的文档字体都变成“宋体+小四”的格式

那么我们可以鼠标右键点击正文样式，选择修改，然后修改字体、字号，接下来点击“基于该模板的新文档（即应用于normal.dotm）”，最后点击确定。这样我们再新建文档，就会发现文字的默认格式变成“宋体+小四”的格式。

不仅是文字，段落也是一样，比如说现在是单倍行距，我们给它变成1.5倍行距，点击“基于该模板的新文档”，现在再新建文档，段落就会变成1.5倍行距。

除了段落设置，页面设置也是一样，比如修改页边距、纸张大小，设为默认值，点击确定后，再新建，文档的页面设置就是刚才设置的参数。

除此之外还可以新建一个样式，这样在任何新建的文档中，都会出现该样式。
新建一个样式并设置了制表位，然后在以后的文档中就可以直接选中文字，应用选项样式，这样这些文字就会自动应用选项样式，这样ABCD的选项就能自动排列整齐。

如果想让公司所有电脑的每一份新建的文件在页眉中显示“一闪流溢”，在页脚区域显示页码，那么我们可以另存为Normal.dotm，然后把文件发给其他人

在其他人电脑打开word，然后点击文件-选项-加载项管理-word加载项-转到，这里有一个"选用",然后把这个地址复制下来

选用
关闭文件，接下来在地址栏粘贴刚才的地址，把这里面的Normal.dotm删除，把刚才保存的Normal.dotm放进来，这样所有人再新建文件，页眉和页脚就会出现在既定的位置上。

复制地址

如果我们想把文档模板还原成默认的样子，那么我们先关闭所有的文件，把这个normal删除就可以了。不用担心，当我们重新创建一个word之后，系统会自动生成一个新的normal，这个normal就是原始的默认normal.dotm。
样式集.dotx：一键切换全文格式不管是标书论文还是其他文档，只要你正确应用了样式，就可以通过样式集的功能快速切换，比如下图所示即快速套用、切换样式的操作，此类操作可用于一键切换不同学校的论文模板、不同要求的标书格式等。

如何设置样式集呢，我们可以点击“设计”选项卡，在下拉菜单中另存成新样式集，比如说保存成a01，这样当我们打开一个新的文件的时候，直接点击设计，在这里面就会多出来a01样式集，直接点击它应用就可以了

同样，这些样式集也有其专属的位置，也可以把生成好的样式集复制、拷贝到另一台电脑同样的位置，这样在其他电脑也可以便捷使用样式集。

我们点击下拉菜单，另存为新样式集，然后把上方的地址复制，来到电脑文件夹中，粘贴这个地址，回车就进入到了专属位置，把样式集文件保存到这里就可以使用了。
如果我们想在任意文档中想调用“李四”的信息，我们输入“李四”按F3，就会出现李四的个人资料；比如说我们需要一份简历模板，我们输入“简历”，按F3就会出现简历的模板，还有像一些常见的模板、签名、资料及其他内容，我们都可以放到构建基块中随时调用。

下面我们以添加并调用员工照片举例，如何使用构建基块。

我们选中照片，同时按键盘ALT和F3，会出现一个窗口，我们将所选内容保存到文档部件库，比如说叫做张三照片，保存到building blocks，点击确定。这样在以后我们再需要这张照片，输入张三照片，然后按F3，这样就可以便捷的调出张三的照片。除了照片，印章、手写签名都可以通过这种方式快捷的插入。

同样，我们building blocks在哪里呢，在c盘 - 用户- appdata - roming - 找到microsoft

然后我们就会找到building blocks，把这个考到另一台电脑同样的位置，这样就可以使用自定义的基块。
界面.exportedUI：自定义设置界面布局现在这个界面就是默认的界面，比如说有些功能我们不喜欢想要删除，或者有一些功能比较常用，我们想添加过来，那么我们就要自定义界面。
我们进入自定义功能区（右键选项卡空白区域），然后点击其他命令，在功能区中，把语音、敏感度、编辑器、绘图等不需要的功能都删除，点击确定后就会变成这个样子。
我们也可以在常用的功能按钮那里，点击鼠标右键，添加到工具栏，比如说页面设置，导航窗格，单页或者多页，这样的话我们就可以快速切换页面，打开导航窗格，进行段落或者页面设置，我们可以根据自己的需求，把常用的功能都添加过来

当我们设置好自定义界面之后，可以直接把当前的界面导出exportedui文件，这样当我们想在其他电脑使用这种界面的时候，在这里点击导入，打开这个文件，点击确定，word界面就会变成我们自定义的界面。

那如果我们想要还原，那么我们也可以通过自定义功能区，重置重置所有自定义，点击确定，这样就会还原成默认的样子

宏文件.bas：高效、自动化的替代手动操作在之前的节目中我们讲解了如何批量修改图片的尺寸，如果我们想保存这个代码，在其他电脑也能使用这个代码，那么我们可以把这个文件右键导出，保存成bas文件，点击保存，这样在另一台电脑中，点击开发工具，点击vb，在normal这里右键导入文件，把导出的bas文件导入进来，这里多了一个模块，这个模块就是之前我们设置的内容，这样，我们就可以在其他电脑中，快速使用之前我们设置好的宏

我们运行一下，比如说改成6*15厘米，我们发现所有的图片都会变成6*15厘米，这样使用宏就会很方便

这就是使用word的时候，常用的5大提升效率的文件，如果觉得有所收获的话，希望点赞、收藏、评论、转发支持一下，你的支持对我很重要！
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来源：http://www.yidianzixun.com/article/0pJSTmNS
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